Trámites registrales

POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

GENERALIDADES: La Cámara de Comercio de Pasto (en adelante a “Cámara”), con domicilio principal en la Calle 18 No. 28-84 de la Ciudad de San Juan de Pasto (COL), identificada con el NIT 891280005-1, correo electrónico: pqr@ccpasto.org.co, teléfono (1) 7311445, y sus sedes y seccionales, hace pública su política de privacidad y protección de datos personales (en adelante la “Política”) que regula la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión y protección de aquella información que se reciba tanto de los registros públicos encargados a la Cámara de Comercio de Pasto (en adelante La “Cámara”) como de los obtenidos en virtud de las operaciones en cumplimiento de sus funciones legales, y los que se obtengan de cualquier tipo de vínculo que cualquier persona natural o jurídica tenga con La Cámara; de manera directa o a través de los diferentes canales de recolección de información de datos personales o sensibles (en adelante los “Datos Personales”); en cumplimiento de la Ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que le sean aplicables.

RESPONSABILIDAD: La Cámara de Comercio de Pasto, es responsable de brindar protección en el tratamiento de Los Datos Personales. Los interesados en acceder, rectificar, actualizar, suprimir y revocar la autorización del tratamiento de sus Datos Personales podrán dirigirse a La Cámara para conocer el cumplimiento de sus derechos.

Nota: conforme lo establece la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los derechos relacionados en el inciso anterior se ejercerán con la salvedad que para tal efecto se establece sobre los Registros Públicos que conoce La Cámara.

AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Todos los Datos Personales recaudados por La Cámara, con excepción de los que sean de Naturaleza Publica, o sean recaudados por medio de los Registros Públicos; requieren autorización por parte del titular de la información para su tratamiento.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SIN ATUORIZACION: Todos los datos que sean recaudados por La Cámara y que su fin haya sido el de dar cumplimiento a las funciones Delegadas por el estado, en especial la del Registro y las demás definidas en el Decreto 898 de 2002; no requerirán autorización expresa del titular pues se trata de información pública.

FINES DEL RECAUDO DE LA INFORMACION: Los Datos Personales que sean recaudados por la Cámara de Comercio por los medios establecidos en el apartado GENERALIDADES de La Política, serán tratados para dar cumplimiento a las funciones y finalidades de La Cámara, establecidas en el Código de Comercio y el Decreto 898 de 2002; así como para informar y ofrecer productos o servicios prestados por La Cámara o cualquiera de sus empresas filiales.

INTERCAMBIO DE INFORMACION: La Cámara podrá transferir los Datos Personales a terceros, afiliados o filiales, y a terceros con quienes tengan relación de carácter contractual u operativa como ASOCAMARAS o CONFECAMARAS, quienes podrán prestar servicios a La Cámara y los cuales sean necesarios para su debida operación. Sin embargo, la Cámara adoptará en esos casos las medidas de seguridad que estén en estricto cumplimiento de La Política.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACION: La Cámara Garantiza al titular de los Datos Personales; que en cualquier momento podrá solicitar la suspensión del uso o divulgación de sus Datos Personales, así como solicitar el acceso, rectificación, actualización o supresión de los datos que reposen en La Cámara; siempre y cuando se soliciten en los términos establecidos en la Ley y en los formatos dispuestos por La Cámara en la pagina web www.ccpasto.org.co. Los datos que se obtengan en desarrollo de la función Registral solo serán actualizados en las oportunidades y formalidades previstas para tal fin.

CAMBIOS DE LA POLITICA: La Cámara se reserva el derecho de modificar en cualquier momento la POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES, pero deberá notificar a los titulares de los Datos Personales por cualquiera de los siguientes medios: por escrito enviado a la dirección de domicilio o de notificación reportada (si la hubiere); en la sede de La Cámara, mediante aviso visible en el área de atención al público; al correo electrónico reportado; a su teléfono celular; un diario de circulación local o un aviso en la pagina web www.ccpasto.org.co.

SEGURIDAD DE LA INFORMACION: La Cámara tiene implementadas las medidas tecnológicas, jurídicas y procedimentales necesarias para que Los Datos almacenados y recaudados conserven sus atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad.

Más información en www.ccpasto.org.co o en la línea 7311445.

Escribanos a pqr@ccpasto.org.co.

El propietario de un establecimiento de comercio tiene la obligación de matricularse como comerciante, dentro del mes siguiente a la fecha en que abra su establecimiento de comercio al público para lo cual, previamente debe:.

Consultar en nuestra entidad si el nombre que ha escogido para su establecimiento de comercio se encuentra ya registrado, debido a que el artículo 35 del Código de Comercio, prohíbe a las Cámaras de Comercio matricular un establecimiento de comercio con el mismo nombre de otro ya inscrito.

Para matricularse, debe diligenciarse correctamente y sin tachones ni enmendaduras los formularios que la Cámara de Comercio tiene para tal efecto debidamente firmado por el propietario acompañado de la copia de la cédula cada de matricula mercantil de personas naturales y su establecimiento de comercio debidamente diligenciados, firmados por el propietario y presentar copia de las cédulas de las personas que desean matricularse.

La solicitud de matricula es un acto de carácter individual e intransferible, por ello requiere la presentación personal del interesado.

Los derechos de matricula que deben cancelar los solicitantes, se liquidan con base en los activos brutos que presente el propietario.

La matrícula mercantil del comerciante como la de su establecimiento debe renovarse dentro de los tres (3)primeros meses de cada año. No renovar equivale a carecer de matrícula y por lo tanto hacerse acreedor a las sanciones contempladas en la ley.

Quién deja de ejercer la actividad mercantil, tiene la obligación de cancelar el registro de su matricula en ese mismo momento sopena de que contiene en el registro mercantil y le sean exigibles a su titular las obligaciones correspondientes a todo comerciante puesto que continúa ostentando esa calidad.

Para solicitar la cancelación de la matrícula mercantil debe cumplirse con los siguientes requisitos:

1. – Renovar hasta la fecha su matrícula mercantil.
2. – Diligenciar formato solicitando la cancelación del establecimiento de comercio, con firma autenticada ante notaría o presentación personal.
3. – Si el interesado no continua como comerciante, debe adjuntar formato de cancelación de matricula como comerciante, con firma autenticada.

REQUISITOS:

1.- Copia autentica del documento de compraventa(escritura pública o documento privado) reconocido ante Notario de conformidad a lo indicado en el artículo 526 del Código de Comercio.
2.- El contrato de Compraventa por lo menos deberá contener las siguientes indicaciones:
3.- Nombre, documento de identidad, domicilio del vendedor y comprador.
La identificación del establecimiento a través de su nombre, dirección, número de matrícula mercantil y el valor de la compraventa.
4.- Debe acreditarse el pago del impuesto de registro departamental según el caso.
5.- El vendedor debe tener renovada su matricula mercantil hasta la fecha en que se inicie el trámite de registro de compraventa en la entidad.
6.- El nuevo propietario debe matricularse en el registro mercantil.

REQUISITOS:

1- Renovar hasta la fecha la matricula mercantil de cada uno de los propietarios y del establecimiento de comercio.
2- Solicitar a la Cámara de Comercio la cancelación de la matricula como -personas naturales de cada uno de los socios que tienen en sociedad de hecho el establecimiento de comercio, de la sociedad de hecho como tal, así como la cancelación de la matricula del establecimiento, diligenciado los formatos que para el efecto ha dispuesto la Cámara, suscritos por cada uno de los socios de hecho y en las que conste presentación personal del documento ante notario o ante el secretario de la Cámara.

Señor Comerciante:

Antes de elevar a escritura pública la constitución de la sociedad consulte en nuestra entidad si el nombre o razón social que ha escogido para la misma, se encuentra ya registrada, debido a que el artículo 35 del Código de Comercio prohíbe a las Cámaras de Comercio registrar sociedades con el mismo nombre, igualmente someta a nuestra revisión el proyecto de su minuta y de esta forma evite correcciones posteriores que le impliquen sufragar mayores gastos debido a la aclaración de su escritura pública de constitución.

De conformidad con lo contemplado en al artículo 110 del Código de Comercio, la escritura pública debe contener:

1.- Nombre y Domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.
2.- Nacionalidad y documento de identidad legal de los socios.
3.- Clase o tipo de sociedad a constituir y el nombre de la misma.
4.- Domicilio de la sociedad y el de sus sucursales si las tiene.
5.- El objeto social haciendo enumeración clara y completa de las principales actividades.
6.- El capital social, la parte que suscribe y la de cada socio al momento de la constitución, como el número de las cuotas partes de interés social y en que se divide y el valor nominal de cada cuota.
7.- La forma de administrar los negocios y la distribución de las atribuciones de los órganos de administración.
8.- La época y la forma para convocar ordinaria y extraordinariamente a la asamblea o junta de socios.
9.- Las fechas en que deben hacerse los inventarios y balances así como también la forma en que se distribuirán los beneficios y las reservas que deben hacerse.
10.- La duración precisa de la sociedad no puede ser indefinida, salvo para Empresas Asociativas de Trabajo EAT en Empresas Unipersonales y las causales de disolución anticipada.
11.- La forma de hacer liquidación una vez disuelta la sociedad.
12.- La reserva legal.
13.- La forma de hacer designación de los árbitros o amigables componedores en caso de diferencia entre los asociados con motivo del contrato social.
14.- El nombre y domicilio de la persona que ha de representar legalmente a la sociedad, haciendo precisión en cuanto a sus facultades y obligaciones.
15.- Las facultades y obligaciones del revisor fiscal cuando el cargo está previsto en la ley o estatutos
16.- Las demás menciones compatibles con el tipo de sociedad que a juicio de los socios contribuyan al desarrollo del objeto social pactado.

Adicionalmente a la escritura publica contentiva de los estatutos de la sociedad comercial debe presentarse:

1.- El formulario debidamente diligenciado por el representante legal de la sociedad correspondiente a la matricula mercantil de la misma y del establecimiento comercial que se adquiere en la Cámara de Comercio. Así mismo debe acreditarse el pago del impuesto de registro.
2.- Copia de la escritura pública de Constitución.

Antes de asignarle nombre a la sucursal, verifique en la Cámara de Comercio que no se encuentre matriculada con anterioridad una con un nombre similar o igual.

El artículo 263 del Código de Comercio define las sucursales como un establecimiento de Comercio abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad.

Para efectos de inscribir una sucursal en el registro mercantil, deben cumplirse los siguientes requisitos:

1.- Copia autentica de las escrituras de constitución y de reformas de la sociedad, si las hubiere.
2.- Certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio del lugar donde la sociedad tiene su domicilio principal
3.- Acta autenticada mediante el cual el órgano de administración facultado para ello, apruebe la apertura de la sucursal en Pasto, nombre su representante legal e indique las atribuciones y las limitaciones del mismo.
4.- Constancia de aceptación del cargo por parte del representante legal de la sucursal.
5.- Formulario de Matrícula Mercantil de la sucursal, debidamente diligenciado, firmado y presentado por su representante legal..
6.- Constancia de pago del impuesto del registro departamental por el acta de la apertura de la sucursal por nombramiento del representante legal.

Si la Sucursal cesa en el ejercicio de su actividad comercial, debe cancelar su matrícula mercantil y para tal efecto deberá presentarse:

1. – Copia autenticada del acta en que se apruebe el cierre de la sucursal.
2. – Formato de cancelación de la matrícula mercantil.
3. – Constancia de pago de impuesto de registro.

Antes de asignarle nombre a la Agencia, consulte en la Cámara de Comercio que no se encuentre matriculada con anterioridad una con nombre igual o similar.

El artículo 264 del Código de Comercio define las agencias como establecimientos de Comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla.

Para efectos de inscribir una Agencia en el registro mercantil, deben cumplirse los siguientes requisitos:

1.- Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del lugar donde la sociedad tiene su domicilio principal.
2.- Copia autenticada del acta en donde se aprueba la apertura de la agencia, se nombre su administrador.
3.- Constancia de pago del impuesto de registro Departamental por el acta de apertura de la agencia y por el nombramiento del administrador.
4.- Constancia de aceptación del cargo por parte del administrador.
5.- Formulario de Matrícula Mercantil de la agencia, debidamente diligenciado y firmado por el representante legal de la sociedad o por el administrador designado.

Si la agencia cesa en el ejercicio de su actividad comercial, debe cancelar su matrícula mercantil y para tal efecto deberá presentar:

1. – Copia autenticada del acta en que se apruebe el cierre de la sucursal.
2. – Formato de cancelación de la matrícula mercantil.
3. – Constancia de pago de impuesto de registro.

Para que las decisiones tomadas por la Asamblea de socios tengan los efectos esperados, es necesario que las actas en que reposan cumplan los siguientes requisitos:

1.- Número del Acta y nombre de la sociedad a que pertenece.
2.- Órgano que se reúne(Junta Directiva, de socios o Asamblea de Accionistas).
3.- Naturaleza de la reunión: Ordinaria o Extraordinaria.
4.- Ciudad, lugar fecha y hora de reunión.
5.- Nombre de la persona que debe presidir la reunión o que haya sido elegida, así como también actuará como secretaria.
6.- Forma, antelación, nombre y calidad de quien haga la convocatoria, salvo que se hallen presentes la totalidad de los socios.
7.- Lista de los asistentes, para verificación del quórum. Legal o estatuario.
8.- Los nombramientos efectuados y decisiones tomadas indicando a favor o en contra.
9.- En el caso de reuniones no presenciales, el acta deberá elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los (30) días siguientes a aquel en que concluyo el acuerdo y será suscrita por el representante legal y el secretario de la sociedad, a falta de este último será firmada por alguno de los asociados o miembros.
10.- Constancia de lectura y aprobación del acta.
11.- Autenticación por parte del secretario de la reunión.

Constituye reforma estatutaria cualquier modificación que se introduzca al contrato de sociedad, esta debe estar aprobada por la asamblea de accionistas o junta de socios y reducida a escritura pública para que proceda su registro en Cámara de Comercio

Todo comerciante, persona natural o jurídica, debe inscribir ante la Cámara de Comercio los libros de contabilidad tales como: Mayor, de Balances, Diario, de Registro de accionistas, de actas de asambleas, juntas de socios o accionistas y juntas directivas

El registro de libro se lleva a cabo diligenciando una carta a la Cámara de Comercio de Pasto debidamente firmada por el comerciante o por el representante legal de la persona jurídica, indicando el nombre del libro y el número de hojas útiles.

Los libros deben presentarse con las hojas completamente en blanco y debidamente enumerado.

Las Empresas asociativas de trabajo, “son organizaciones económicas productivas, cuyos asociados aportan su capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos además entregan al servicio de la organización una tecnología o destreza u otros activos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la empresa” (articulo 1. Ley 10 del 91).

Para Matricular una empresa Asociativa de Trabajo debe presentarse los siguientes documentos:

1.- Copia auténtica del acta de Constitución con reconocimiento por parte del presidente y secretario de la sesión..
2.- Copia autenticada del documento que contenga los estatutos debidamente aprobados.
3.- Acreditar el pago del impuesto de registro departamental.

Los Estatutos pueden ser objeto de reforma para lo cual debe tenerse en cuenta:

1.- Copia autentica del acta en que consta la aprobación de la reforma estatuaria.
2.- Acreditar el pago del impuesto de registro departamental.

La Prenda sin tenencia es un gravamen que se constituye sobre un bien mueble para garantizar el cumplimiento de una obligación.
Únicamente se inscribe la prenda sin tenencia del acreedor, es decir, aquella en la cual el deudor primario conserva la tenencia de los bienes.

El contrato puede otorgarse por escritura pública o documento privado reconocido ante el juez o notario y debe contener los siguiente:

1.- Nombre y Domicilio del deudor.
2.- Nombre y domicilio del acreedor
3.- Fecha, Naturaleza, Valor de la Obligación y los intereses pactados.
4.- Fecha de vencimiento de dicha obligación
5.- Detalle de las especies gravadas con prenda, con indicación de su cantidad y demás circunstancias que sirvan de identificación como: marca, modelo, serie, color. Raza, edad, peso, cantidad, peso aproximado etc…
6.- El lugar donde deberán permanecer las cosas gravadas.
7.- La indicación de la fecha y el valor de los contratos de seguros y el nombre de la compañía aseguradora en el caso de que los bienes gravados estén asegurados.

Para proceder a la cancelación de la prenda se debe tener copia autentica del documento respectivo, suscrito y reconocido por el acreedor prendario.

La agencia comercial es un contrato por medio del cual una persona llamada “Empresario”, encarga a otra denominada “Agente”, la promoción o explotación de sus productos o negocios en un determinado territorio, actuando en forma independiente y estable, como representante o agente o como fabricante o distribuidor de uno o varios productos del mismo.

El contrato puede otorgarse mediante documento privado reconocido ante juez o notario y su registro procederse si fue otorgado en alguno de los municipios en los cuales la Cámara de Comercio de Pasto tiene jurisdicción, sin importar el lugar donde vaya a ejecutarse.

Toda modificación al contrato y su cancelación, deben inscribirse en la Cámara de Comercio, para lo cual se requiere que el documento respectivo esté suscrito y reconocido por el Empresario y el Agente.

El pacto de reserva de dominio es un contrato en virtud del cual el vendedor se reserva el dominio de la cosa vendida hasta que el comprador haya pagado la totalidad del precio, debe estar contenido en documento privado reconocido por las partes ante Notario y deben contener:

1- La clase contrato a que a que accede(Compraventa).
2- El nombre, documento de identificación y domicilio del vendedor y del comprador o de cada uno de los permutantes, según el caso.
3- El precio del bien o bienes objeto de la negociación.
4- La fecha de vencimiento de la obligación y de pago de la ultima cuota.
5- Los bienes objeto de la negociación.
6- El lugar donde van a permanecer dichos bienes, para determinar la competencia de la Cámara.
7- La estipulación según la cual el vendedor se reserva el dominio del bien o bienes objeto de la negociación.

En la Cámara de Comercio solo se inscribe el contrato de Compraventa con reserva del dominio sobre bienes muebles.

La preposición es un convenio por medio del cual un comerciante, que para efectos del contrato se denominará preponente, encarga la administración de un establecimiento de comercio, o de una parte o ramo de las actividades del mismo, a otra persona llamada factor.
El convenio debe estar contenido en la escritura publica o documento privado reconocido ante notario y debe contener:

1- Nombre, domicilio y documento de identidad del administrador(factor).
2- Nombre, domicilio y documento de identidad de quien entrega el establecimiento en administración(preponente).
3- Facultades y limites a la gestión del factor.

La Modificación, Renovación y Terminación del contrato debe inscribirse en la Cámara de Comercio, para lo cual se requiere que el documento que las contenga, esté suscrito y reconocido por él preponerte y el factor.

Se inscriben en la Cámara de Comercio las adjudicaciones de establecimientos de Comercio y de cuotas o partes de interés social en sociedades de Responsabilidad Limitada, en Comandita Simple y Colectivas, en las cuales la persona fallecida era socio y/o propietario

Esta inscripción se hace cuando ambos cónyuges o uno de ellos es comerciante y recae sobre la escritura pública o el documento privado autentico mediante el cual se celebren, modifiquen o revoquen capitulaciones matrimoniales, así como la providencia judicial o la escritura pública por la cual se liquida la sociedad conyugal o se protocolice la sentencia que apruebe la liquidación de la misma. La inscripción procede una vez se alleguen los siguientes documentos:

1- Copia auténtica de la escritura pública mediante la cual se celebraron, modificaron o renovaron las capitulaciones o se liquide la sociedad conyugal.
2- Constancia de pago del impuesto de registro.

La Providencia por la cual se declare o decrete la incapacidad o inhabilidad para ejercer el comercio y aquella por la cual se suspenda, revoque o de por terminada la inhabilidad o incapacidad deberá inscribirse luego de verificar que se trata de un documento auténtico.
El registro procede si se presenta uno de los siguientes documentos:

1- 1- Copia autentica de la provincia judicial que declare, suspenda o revoque la inhabilidad o incapacidad, con constancia de ejecutoria.
2- Copia autentica del acta o diligencia de posesión, o certificado expedido por el funcionario ante quien se surtió la diligencia, del comerciante que tome posesión del cargo que lo inhabilite para ejercer el comercio.
3- Copia auténtica del documento que acredite la cesación de la inhabilidad

Cualquiera de los anteriores documentos debe acompañarse de la constancia de pago del impuesto del registro departamental.

Se inscribe las autorizaciones que conforme a la ley se otorga a los menores de edad para ejercer el comercio y la revocación de los mismos; deben constar en documento privado suscrito por los representantes legales del menor, con reconocimiento del documento ante el notario acompañado del formulario de matricula mercantil debidamente diligenciado y de la constancia de pago de impuesto de registro departamental.

La Cámara de Comercio certifica sobre las matriculas de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como también los actos, libros y documentos inscritos en el Registro Mercantil, Proponentes y de Entidades Sin Animo de Lucro que sea de interés para terceros.